Een factuur opstellen; zo doe je dat! - Bloggers Network
22128
post-template-default,single,single-post,postid-22128,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.1,wpb-js-composer js-comp-ver-4.11.2.1,vc_responsive

Een factuur opstellen; zo doe je dat!

Door: Myrthe van Bloggers Network

 

Het afgelopen jaar heb ik veel facturen van bloggers voorbij zien komen. Dat is goed nieuws, want dat betekent dat de campagnes die wij met het team van Bloggers Network creëren voor online influencers, goed in de smaak vallen. Ook betekent dit dat bedrijven steeds meer inzien dat er voor influencers campagnes gewoon betaald moet worden!

Omdat ik regelmatig onvolledige facturen ontvang heb ik echter wel het idee dat er nog veel onduidelijkheid heerst over waar een goede factuur nou precies aan moet voldoen. Op zich helemaal niet gek, want het feit dat je een influencer bent maakt je nog geen expert op het gebied van financiële administratie, maar is het wel heel belangrijk dat jouw administratie, en dus ook jouw factuur, goed op orde is. Zo zitten er bepaalde eisen aan een factuur welke wettelijk zijn bepaald. Dit klinkt ingewikkeld maar dat valt reuze mee. In onderstaande blog zal ik uiteenzetten aan welke eisen jouw factuur in ieder geval moet voldoen, zodat jij in het vervolg volledige facturen kunt sturen en waardoor je professioneler overkomt bij jouw samenwerkingen. Are you ready?

1. Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

Allereerst is het goed om te weten dat je alleen een factuur kunt sturen als je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Een afkorting van de Kamer van Koophandel is KvK. Hoe, wanneer en waarom je je moet inschrijven bij de KvK vind je op hun website.

2. NAW gegevens van jezelf én van degene die jou betaalt

NAW is een afkorting voor (handels)Naam, Adres en Woonplaats.  Het is niet verplicht maar wel ontzettend praktisch als je hier ook je telefoonnummer en e-mail adres bij vermelt. Meestal vind je al deze gegevens onder elkaar, links- of rechts bovenaan op de factuur. Let op dat je de NAW gegevens gebruikt die ook bij de KvK geregistreerd staan.
Indien je een logo hebt kun je die ook hier plaatsen. Naast je eigen gegevens wordt er ook van je verlangd dat je de NAW gegevens van degene die jou betaalt op de factuur zet. Indien je deze gegevens zo 1,2,3 niet kunt vinden, kun je dit gerust vragen aan je contactpersoon.

3. Termijn

Geef aan binnen welke termijn er betaald dient te worden. Deze termijn mag je zelf bepalen. Zorg er wel voor dat het enigszins redelijk is. Natuurlijk wil je zo snel mogelijk betaald krijgen maar één of twee dagen is helaas geen redelijke termijn voor een gemiddeld bedrijf. De meeste bloggers stellen een betalingstermijn van veertien dagen op de factuur. Goed om te weten is echter dat de wettelijke betalingstermijn 30 dagen is. Ondanks deze wettelijke termijn hanteren corporate kantoren vaak 45 dagen als betalingstermijn.

4. IBAN nummer

Sinds augustus 2014 is heel Europa overgegaan op IBAN, wat staat voor International Bank Account Number. Dit nummer is in Nederland tweemaal zo lang dan het oude bankrekeningnummer en telt achttien tekens. Het blijft natuurlijk wennen, maar nu we in 2016 leven vind ik dat het rekeningnummer op de facturen inmiddels wel vervangen mag zijn door een IBAN nummer. Helaas is dit lang niet altijd het geval en ontvang ik regelmatig facturen waar nog een rekeningnummer op staat. Via deze website kun je aan de hand van je rekeningnummer zien welk IBAN nummer je hebt.

5. KvK nummer en BTW nummer

Het is erg belangrijk dat op de factuur die je stuurt jouw KvK en BTW nummer (indien je BTW plichtig bent) vermeld staat. Hiermee kan de betaler controleren of je daadwerkelijk staat ingeschreven bij de KvK.

6. Datum

De datum op je factuur is niet alleen verplicht maar ook nog eens praktisch; op die manier kun je zelf gemakkelijk terugvinden hoe lang het geleden is dat je de factuur hebt gemaakt. Het gaat dus om de datum dat je de factuur hebt aangemaakt.

7. Factuurnummer

Daarnaast is het belangrijk dat je elke factuur een nummer geeft. Het factuurnummer noemen we dit. Hoe je dit precies doet is aan jou zolang je maar “opvolgend” te werk gaat. Je begint dus bijvoorbeeld met factuur 001. De tweede factuur wordt dan 002, factuur 3 wordt 003, enzovoort. Het nadeel hieraan is dat degene naar wie je de factuur stuurt wel kan zien hoeveel andere facturen je hebt verstuurd. Mocht je dit vervelend vinden dan kan je er ook voor kiezen om een reeks te kiezen waarbij dat iets minder duidelijk wordt. Bijvoorbeeld door te kiezen voor een wat langer nummer waarbij het jaartal en de maand ook vermeld staan. Een factuur van bijvoorbeeld 1 mei 2015 wordt dan 20150501. Bij een volgende factuur op 1 juni verander je de tweede 5 in een 6; je begint dan opnieuw met factuur één omdat het de eerste factuur van die maand juni is. Het factuurnummer wordt dan 20150601. 

8. Omschrijving verleende dienst

Het is de bedoeling dat de betaler in één oogopslag kan zien waarvoor hij moet betalen. Zorg dus dat je op elke factuur een korte omschrijving zet van wat je hebt gedaan of wat jouw ‘dienst’ is geweest.

9.  Subtotaal bedrag

Toch wel één van de leukste dingen van een factuur opstellen; het bedrag. Dit is het bedrag dat je hebt afgesproken met de betaler. 

10. Btw tarief + btw bedrag

Over het subtotale bedrag hef je bijna altijd BTW (Belasting Toegevoegde Waarde). Op de website van de belastingdienst kun je meer vinden over het heffen van BTW. Meestal zul je als influencer een tarief van 21% BTW heffen. Tot en met 2013 was dit 19% BTW.  Geloof het of niet, af en toe ontvang ik nog een factuur met 19% BTW. 

11. Totaal bedrag

Last but not least tel je het BTW bedrag op bij het subtotale bedrag. Dit is het totaalbedrag wat je moet ontvangen. De BTW moet je, afhankelijk van o.a. jouw uitgaven, in de meeste gevallen terugbetalen, dus mijn tip is om dit direct opzij te zetten, dan kan het alleen maar meevallen. 

Zo, dat waren mijn basis tips voor het opstellen van een factuur. Viel best mee, toch? Het is geen hogere wiskunde, maar wel net even iets waar je een keer rustig voor moet gaan zitten. Indien je het lastig vindt om zelf het ‘format’ van een factuur te bedenken, raad ik je aan om gebruik te maken van de standaard formats die Word en Excel aanbieden. Het zijn niet de meest creatieve facturen maar hé, je moet ergens beginnen. Indien je op maandelijkse basis veel facturen verstuurt, raad ik je aan om gebruik te maken van praktische tools zoals factuursturen. Dit is een tool die niet alleen facturen voor je opstelt en automatisch alle bedragen voor je optelt, maar ook nog eens de gehele administratie voor je bijhouden. Dit kan je dus veel tijd schelen. Een bijkomend voordeel van dit bedrijf is dat het maandelijks opzegbaar is.

Veel succes en mocht je vragen hebben naar aanleiding van deze blog kun je altijd mailen naar m.stapper@bloggersnetwork.nl

Myrthe

Over Myrthe van Bloggers Network

Myrthe weet van alles iets af. Een studie rechten bleek daarom te beperkt. Van assistent op een televisieset werkte ze zich op tot producer van diverse internationale commercials (voor o.a. Heineken). Als founder van Bloggers Network kan ze haar uiteenlopende talenten goed laten gelden. Myrthe is de “financiële vrouw” achter Bloggers Network en zorgt daarnaast dat alles op rolletjes loopt op kantoor. Myrthe houdt van mensen en mensen houden van Myrthe. Met deze aangeboren feature kan niemand nee zeggen als ze iets vraagt. Meer weten over Myrthe? Binnenkort komt haar eigen blog myrthestarter.com online, waarin ze vertelt over haar leven als starter. Ze neemt je mee in de wereld van start-ups, geeft tips als je zelf wilt gaan ondernemen en doet af en toe een boekje open over haar eigen privé leven.

No Comments

Post a Comment